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Planejamento de Eventos

Aqui estão algumas dicas de como organizar um evento como o Dia D. A intenção é editar estas dicas e melhorá-las cada vez mais.

  • Iniciar debates sobre o evento 75 dias antes.
  • Organização ativa pelo menos 60 dias antes.
  • Cartazes têm de estar na rua 1 mês antes. Sugiro incentivar a impressão distribuída.
  • Planejar criação de cartazes 45 dias antes, pelo menos.
  • Iniciar a coleta de preços na mesma data, para quando a arte final estiver decidida, rapidamente enviar para impressão.
  • Incluir apoiadores na arte final. Portanto, procurar apoiadores 60 dias antes, pelo menos.
  • Incentivar apoiadores para campanhas on-line também.
  • Jamais subestimar a burocracia. Maior antecedência, maior paciência, maior capacidade para articular, maior informação sobre os fluxos.
  • Preparar um plano de referência para instalações com apt-cacher (com cache populado), preseeding e puppet e testar 20 dias antes.
  • Uma nova lan-party teria de estar testada 15 dias antes.
  • Listar quem trará o que no caso de toda infra-estrutura estar por conta do grupo.
  • Não depender só de uma rede. Redundância ao menos de banda crítica.
  • Conseguir testar a rede para transmissão com a maior antecedência possível.
  • Divulgar mais ainda. O apoio da ASL foi ótimo, mas começamos em cima da hora. 30 dias antes seria bom ter vários textos básicos prontos.
  • Formar os "times" para tarefas o mais cedo possível, para melhor articulação.
  • incluir as equipes de apoio (se for o caso) no almoço, talvez fazendo uma "vaquinha".
  • almoço deve durar 1h30min mesmo se for local próximo, para dar tempo da refeição e pagamentos.
  • controle maior de horários.
  • o que não estiver pronto até iniciar o evento deveria ser abortado (analisar cada caso), para privilegiar a interação com os participantes.

Os prazos poderão ficar um pouco menores se o grupo realmente implementar a idéia de fazer curtos eventos (1h a 4h) intinerantes por faculdades e escolas em cidades diferentes ao longo do ano. Assim adquiriremos experiência.